Voor het eerst personeel aannemen

Deze informatie is geplaatst door Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid | Belastingdienst | KVK

U neemt voor het eerst een werknemer in dienst. Meld u dan direct aan als werkgever bij de Belastingdienst. U moet dit ook doorgeven aan KVK. Maak afspraken over de arbeidsvoorwaarden en leg deze schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst of in de cao.

Meld u aan als werkgever

Als u voor het eerst een werknemer gaat aannemen, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst en bij de KVK. Dit doet u zo:

  • U meldt zich aan als werkgever bij de Belastingdienst. U ontvangt dan een loonheffingennummer. Dit heeft u nodig omdat u loonheffingen moet inhouden op het salaris van uw werknemer en aangifte moet doen.
  • Via het wijzigingsformulier geeft u aan KVK door dat u personeel in dienst neemt. U moet veranderingen in uw personeelsbezetting trouwens altijd doorgeven aan KVK.

Heeft u een eenmanszaak?

Ook dan kunt u personeel aannemen. U hoeft uw rechtsvorm niet te wijzigen.

Controleer de identiteit van uw werknemer

U bent verplicht de identiteit van uw werknemer te controleren, voordat hij bij u begint. U bewaart een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs in uw loonadministratie. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan zoals op het origineel. Bij het paspoort of de identiteitskaart moet u ook duidelijk het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.

Leg de arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast

Mondelinge afspraken over arbeidsvoorwaarden zijn ook geldig. Maar het is beter om de afspraken schriftelijk vast te leggen. Dit doet u in een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een cao. Het is mogelijk om aanvullende afspraken te maken over de voorwaarden. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn:

Houd u aan het wettelijk minimumloon

U moet uw werknemer minstens het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon betalen. Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 23 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 23 jaar geldt het minimumjeugdloon. De komende jaren gaat het minimumjeugdloon in stappen omhoog, zodat werknemers al vanaf 21 jaar het minimumloon gaan verdienen. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.

Pas uw administratie aan

Zorg dat u alle verplichte gegevens in uw administratie verwerkt voordat uw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen, een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat. Voor het maken van een loonstaat kunt u een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.

Leer elkaar kennen met een proeftijd

U kunt een proeftijd afspreken met uw werknemer als de arbeidsovereenkomst 6 maanden of langer duurt. Dit is een soort kennismakingsperiode. Het is dus niet verplicht. Tijdens deze periode mogen zowel u als uw werknemer direct opzeggen. Een proeftijd is pas geldig als u het schriftelijk vastlegt. De proeftijd duurt niet langer dan 1 maand bij tijdelijke contracten tot 2 jaar of bij contracten zonder einddatum. De proeftijd duurt maximaal 2 maanden bij een vast contract of een tijdelijk contract langer dan 2 jaar. Bij een contract korter dan 6 maanden geldt geen proeftijd.

Regel het pensioen voor uw personeel

U bent verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor uw sector. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds, dan kiest u zelf of u uw werknemers een pensioenregeling biedt. Vraag een onafhankelijk adviseur om advies.

Delen:

voor ondernemers