Klant betaalt factuur niet: stappenplan

Deze informatie is geplaatst door KVK | Belastingdienst

Betaalt een klant uw factuur niet? Kom in actie! Dit stappenplan helpt u op weg om uw geld alsnog te krijgen.

Controleer of de betalingstermijn klopt

Bedrijven: de standaard betalingstermijn is 30 dagen. Bedrijven mogen met elkaar ook een kortere of langere betaaltermijn tot maximaal 60 dagen afspreken. Dat doet u via een contract of algemene voorwaarden. Overheden moeten uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur betalen.
Consumenten: er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. U mag dus zelf de betalingstermijn voor consumenten betalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U legt de betaaltermijn vast in een contract of in de algemene voorwaarden.

Bel uw klant

Afhankelijk van uw relatie met de klant is het soms verstandig eerst te bellen. U kunt dan informeren of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Deze persoonlijke aanpak geeft u de mogelijkheid te achterhalen waarom er niet betaald is. Maak altijd goede notities van deze telefoongesprekken.

Stuur een betalingsherinnering

De betalingsherinnering is een eerste formele stap als u binnen de afgesproken termijn geen betaling heeft ontvangen. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die u verstuurt enkele dagen na het verlopen van de betalingstermijn. Vermeld dat u bij niet-betaling de wettelijke rente in rekening gaat brengen.

Stuur een aanmaning

Als uw klant een consument is, dan bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Door het sturen van een betalingsherinnering heeft u hieraan al voldaan. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht en kunt u de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.

Inhoud van de aanmaning

Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:

verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering.
een betalingstermijn stelt van 14 dagen.
melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Stuur de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per gewone post en bewaar kopieën van de brieven. Per mail kan ook. Maar als u er zeker van wilt zijn dat uw aanmaning aankomt, kunt u hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo bent u juridisch gedekt wanneer uw klant ontkent dat hij de brief heeft ontvangen.

Bekijk uw algemene voorwaarden en scherp deze eventueel aan voor nieuwe zakelijke klanten. Let wel op, de nieuwe algemene voorwaarden gelden niet voor bestaande overeenkomsten. Bij wijzigingen in uw algemene voorwaarden is het van belang goed bij te houden welke set algemene voorwaarden op welke overeenkomst van toepassing is.

Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening

Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat, dan mag u een vergoeding voor incassokosten vragen. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.

Incassokosten: dit zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Voor consumenten is de maximale vergoeding een percentage van de rekening. Dit is wettelijk vastgelegd. Is uw klant een bedrijf? Dan kunt u hiervan in een overeenkomst afwijken. Heeft u geen overeenkomst, dan gelden dezelfde regels als voor consumenten.
Wettelijke rente: dit is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft. Bij leveringen aan bedrijven en overheid geldt de wettelijke rente voor handelstransacties. Bij leveringen aan consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties.

Tref een betalingsregeling

Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Probeer eerst te bekijken of de klant uw factuur met bijvoorbeeld een week uitstel kan betalen. Blijkt het voor uw klant onmogelijk te zijn u in korte tijd te betalen, dan kunt u een betalingsregeling afspreken. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.

Schakel een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in

Lukt het ondanks uw pogingen niet om de vordering zelf te innen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die vorderingen namens u innen:

Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar heeft geen dwangmiddelen om betaling af te dwingen.
Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
Een incasso-advocaat kan aanmaning versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen.

Gebruik andere juridische middelen

Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om uw schade zoveel mogelijk te beperken:

Eigendomsvoorbehoud: staat in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud, waardoor u de eigenaar van een geleverd product blijft totdat de klant heeft betaald? Dan kunt u geleverde goederen terugvorderen zolang uw klant niet betaalt.
Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij uitstel van betaling (surseance) of faillissement.

Let op verjaring van de factuur

Facturen hebben een verjaringstermijn. Dat betekent dat als de betalingstermijn verjaard is, uw klant de factuur niet meer hoeft te betalen:

Consumenten: bij verkoop van producten aan consumenten verjaart uw factuur na twee jaar. Bij verkoop van diensten en reizen is de verjaringstermijn vijf jaar.
Bedrijven: vijf jaar na afloop van de betalingstermijn verjaart de factuur voor een zakelijke klant.

Herinnert u uw klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.

Vraag oninbare btw terug

Als u een factuur stuurt aan uw klanten, moet u de btw daarover aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar. U betaalde namelijk btw die u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw dan terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt.

Vraag faillissement van de klant aan

Blijft betaling van uw factuur achterwege? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet verklaard, dien dan zo snel mogelijk uw vordering gespecialiseerd in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’.

Bekijk of factoring of reverse factoring iets voor u is

Bespreek met uw accountant of is factoring of reverse factoring voor u een goede keuze is. Bij (reverse) factoring neemt de factor – een bank of financier – de uitstaande factuur over. De factor betaalt u het openstaande bedrag. En uw klant betaalt uw factuur aan de factor. U omzeilt hiermee de betalingstermijn.

Het belangrijkste verschil tussen reverse factoring en factoring is:

Bij factoring kijkt de factor naar uw kredietwaardigheid. Als die goed is, dan kan uw bank of financier uw uitstaande facturen vooruitbetalen. Betaalt uw klant uw factuur niet? Dan moet u soms de vooruitbetaling terugbetalen aan de factor, afhankelijk van de afspraken die u met de factor heeft gemaakt.
Bij reverse factoring draait het om de kredietwaardigheid van uw afnemer. Die klant maakt een betaalafspraak met zijn bank of financier, om uw goedgekeurde facturen vooruit te betalen. Reverse factoring is hierdoor ook geschikt voor ondernemers met weinig omzet of weinig klanten. Bijvoorbeeld een zzp’er die een opdracht aanneemt van 3 maanden van een energiereus. De maandfacturen van de zzp’er lenen zich voor reverse factoring.

Overweeg een kredietverzekering af te sluiten

Een kredietverzekering geeft u meer zekerheid dat u betaald wordt, als u op rekening levert. Soms heet dit een debiteurenverzekering. U krijgt geld van de verzekeraar als uw klant de door u geleverde goederen of diensten niet kan betalen. Bijvoorbeeld door een faillissement of bij uitstel van betaling (surseance).